Apa Itu Mesyuarat ?

MAKSUD MESYUARAT

Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit. Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan seperti mana diperuntukan dalam tataurusan persatuannya yang berkenaan. Pada lazimnya, kebanyakan pertubuhan akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya sebagai kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tataurusan persatuan, dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang mewakili pertubuhan berkenaan.

TUJUAN MESYUARAT DIADAKAN

1. Mesyuarat merupakan satu cara yang paling berkesan untuk menyelesaikan banyak tugas dan masalah yang berkaitan dengan organisasi atau persatuan.

2. Mesyuarat diadakan untuk mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan untuk mendapat kata sepakat bagi mendapat kerjasama dan melicinkan aktiviti yan dirancangkan.

3. mesyuarat dapat menilai dan mengawal aktiviti dan kewangan organisasi atau persatuan dari masa ke semasa.

4. mesyuarat diadakan bagi menyeleraskan dan membincakan bidang tugas jawatankuasa atau pegawai dan kegiatan organisasi atau persatuan seperti yang telah dirancang supaya dilaksanakan dengan berkesan dan licin.

5. mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk menyebar maklumat dan rancangan baru kepada mesyuarat atau ahli secara khususnya.

6. mesyuarat diadakan bagi mengetahui sokongan, kerjasama, tindakbalas dan sambutan terhadap sesuatu isu atau persoalan dan aktiviti yang timbul di dialam sesuatu persatuan.

7. mesyuarat perlu diadakan bagi membuat sesuatu keputusan aau mandat penting berkaitan dengan organisasi atau persatuan mengikut perlembagaan dan undang undang persatuan berkenaan.

8. Mesyuarat diadakan bagi merancang sesuatu strategi dan program atau unutk mendapatkan idea idea baru bagi melaksanakan aktiviti organisasi atau persatuan.

AGENDA MESYUARAT

Agenda adalah perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Isi dan kandungan agenda ditetapkan melalui perbincangan antara pengerusi dan setiausaha sebelum dicetak dan diedarkan kepada ahli mesyuarat.  Agenda boleh disusun dalam berbagai-bagai bentuk dan bergantung kepada keperluan dan jenis mensyuarat.  Contoh perkara yang perlu ada di dalam sesuatu agenda ialah :

-Perutusan pengerusi

-Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

-Perkara-perkara berbangkit

-Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan (jika ada)

-Pembentangkan kertas-kertas kerja (jika ada)

-Hal-hal lain

-Penutup

BIDANG TUGAS AJK UNIT/ORGANISASI

PENGERUSI

Antara peranan pengerusi ialah mempengerusikan semua jenis mesyuarat,tidak sama ada mesyuarat itu berbentuk mesyuarat yang besar mahupun mesyusrat yang kecil.Pengerusi perlu bertanggungjawab dan memastikan kesempurnaan,tatatertib dan perjalanan semua jenis mesyuarat berjalan lancar dan memenuhi korum ahli yang secukupnya.Pengerusi perlu memastikan perjalanan mesyuarat mengikut segala agenda yang telah ditetapkan.Sekiranya haki mesyuarat tidak mengikut perbincangan dalam agenda yang telah ditetapkan,pengerusi berhak untuk mengawasi dan menentukan perkara yang dibincangkan itu mesti berdasarkan kepada agenda yang telah ditetapkan.

     Selain itu,pengerusi perlu bersikap adil dan saksama ketika mempengerusikan sesebuah mesyuarat.Sikap adil dan saksama yang ditonjolkan oleh pengerusi dapat mewujudkan suasana persekitaran mesyuarat yang aman sekaligus mendorong kepada proses membuat keputusan yang tepat dan berkesan.pengerusi yang mempunyai pelbagai ilmu pengetahuan juga amat diperlukan di dalam sesebuah mesyuarat di mana ia dapat menyumbang kepada idea-idea yang bernas di dalam mesyuarat.Selain itu,pengerusi juga perlu memastikan tanggungjawab tersebut dilaksanakan oleh setiap ahli.

     Bidang tugas pengerusi juga ialah mempunyai kuasa undi pemutus sekiranya  tidak di capai oleh ahli mesyuarat.Ini kerana,pengerusi berhak membuat keputusan yang bernas dan tepat di dalam sesebuah mesyuarat berdasarkan pengalamannya.Pengerusi yang baik,bijaksana,adil dan bertanggungjawab merupakan pengerusi yang mudah dalam membuat keputusan dan di terima oleh setiap ahli mesyuarat sekiranya tiada jalan penyelesaian di dalam sesebuah mesyuarat.

SETIAUSAHA

Setiausaha berperanan dalam semua urusan mesyuarat iaitu sebelum,semasa dan selepas mesyuarat.Ini menunjukkan bahawa seorang setiausaha merupakan tunjang utama dalam proses membentuk atau melaksanakan mesyuarat.Setiuasaha amat diperlukan ketika sesi mesyuarat diadakan,kerana setiausahalah individu yang merancang mesyuarat tersebut.Walaupun kita sedia maklum bahawa pengerusi adalah seorang yang penting dalam msyuarat,tetapi sebenarnya setiausaha adalah individu yang menguruskan mesyuarat tersebut bukan pengerusi,ini bermakna setiausaha juga penting dalam pengurusan mesyuarat.

     Sebelum mesyuarat bermula setiausaha perlu berbincang dengan pengerusi tentang agenda sesuatu mesyuarat,bertanggungjawab mengedarkan surat-menyuarat,menyimpan, dan mengendalikan sistem fail,menyediakan agenda yang sempurna untuk diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat dan menguruskan sesuatu mesyuarat seperti membuat beberapa penempahan.Tanpa setiausaha,segala urusan sebelum mesyuarat sukar di lakukan dan segala tugas setiausaha tidak boleh diberikan kepada pengerusi.Setiausaha sesebuah mesyuarat perlulah seorang yang bijak dan cepat bertindak,ini kerana pelbagai urusan yang perlu dilakukan oleh setiausaha terutamanya jika mesyuarat itu terpaksa diadakan tanpa dirancang.

      Semasa mesyuarat dijalankan,tugas setiausaha ialah bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat untuk direkodkan,mencatat minit mesyuarat dengan ringkas dan tepat.oleh itu,seseorang setiausaha perlu mempunyai beberapa kemahiran dan kebolehan seperti peka dengan persekitaran,mahir mencatat dan bertindak.selain itu,setiausaha tidak seharusnya memberikan pandangan peribadi di dalam mesyuarat tersebut kerana ia akan menyebabkan urusan mencatat sukar dilakukan dan perjalanan mesyuarat tergendala.Setiausaha perlu peka terhadap segala isi yang dibentangkan dan suarakan oleh ahli mesyuarat supaya mudah untuk dicatat.

     Selepas mesyuarat,setiausaha perlu menyiapkan minit tersebut dan mengemaskinikannya untuk diedarkan kepada ahli selepas berbincang dengan pengerusi.Segala tugas ini di bawah pengendalian seorang setiausaha dan segala kesilapan harus ditanggung oleh setiausaha,ini menunjukkan seorang setiausaha memegang tanggungjawab yang besar yang harus dipikul.

BENDAHARI

i.     Mengurus dan bertanggungjawab berkenaan semua hal-hal kewangan kelab

ii.    Menyediakan penyata kewangan untuk setiap aktiviti kelab

iii.   Membentangkan penyata kewangan di Mesyuarat Agung Tahunan

iv.   Melaporkan  kedudukan  kewangan  sekiranya  diminta   di dalam mesyuarat ahli 

       jawatankuasa.

v.    Menjalankan  tugas-tugas  lain yang diarahkan  oleh  Presiden/Pengerusi dari semasa ke

       semasa

AHLI BIASA

Selain pengerusi dan setiausaha,ahli mesyuarat juga memainkan peranan penting dalam melaksanakan mesyuarat.Pelbagai kepentingan ahli mesyuarat seperti mereka dapat memberikan pandangan secara ringkas dan relevan,namun begitu pelbagai pandangan yang dapat di sumbangkan oleh setiap ahli mesyuarat kerana mereka juga berhak memberikan setiap pandangannya.Mungkin pandangan yang diberikan oleh setiap ahli mesyuarat tidak sama dengan pandangan pengerusi,oleh itu setiausaha boleh mencatatkannya dan dibentangkan kepada pengerusi.Kadang kala pandangan yang diberikan oleh ahli mesyuarat lebih bernas dari apa yang difikirkan oleh pengerusi,ini akan menguntungkan sesebuah organisasi dan mesyuarat diadakan untuk mengumpul sebanyak maklumat daripada setiap ahli mesyuarat yang terlibat.

     Ahli mesyuarat juga hendaklah mencatatkan idea-idea penting apabila ahli lain memberi pendapat dan hendaklah menghormati masa yang diperuntukkan oleh pengerusi semasa menyusulkan sesuatu cadangan,ini bagi memastikan apa yang disampaikan oleh pengerusi di terima dengan tepat.Ahli mesyuarat juga perlu menyusuli apa yang dibentangkan oleh pengerusi sebelum memberikan cadangan,ini bagi memastikan cadangan yang diajukan tidak bercanggah dengan matlamat mesyuarat itu dijalankan.

      Ahli mesyuarat terdiri daripada individu yang terlibat dalam organisasi seperti lembaga pengarah ,pemegang saham,pegawai-pegawai serta kakitangan organisasi tersebut.Individu inilah yang akan menjalankan tugas dalam mesyuarat tersebut.Mereka perlu mempunyai semangat bekerjasama atau berpasukan bagi membentuk atau mencapai matlamat yang diinginkan.

PERSEDIAAN SEBELUM, SEMASA DAN SELEPAS MESYUARAT DIADAKAN

SEBELUM

Sebelum mesyuarat bermula setiausaha perlu berbincang dengan pengerusi tentang agenda sesuatu mesyuarat,bertanggungjawab mengedarkan surat-menyuarat,menyimpan, dan mengendalikan sistem fail,menyediakan agenda yang sempurna untuk diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat dan menguruskan sesuatu mesyuarat seperti membuat beberapa penempahan.Tanpa setiausaha,segala urusan sebelum mesyuarat sukar di lakukan dan segala tugas setiausaha tidak boleh diberikan kepada pengerusi.Setiausaha sesebuah mesyuarat perlulah seorang yang bijak dan cepat bertindak,ini kerana pelbagai urusan yang perlu dilakukan oleh setiausaha terutamanya jika mesyuarat itu terpaksa diadakan tanpa dirancang.

SEMASA

Semasa mesyuarat dijalankan,tugas setiausaha ialah bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat untuk direkodkan,mencatat minit mesyuarat dengan ringkas dan tepat.oleh itu,seseorang setiausaha perlu mempunyai beberapa kemahiran dan kebolehan seperti peka dengan persekitaran,mahir mencatat dan bertindak.selain itu,setiausaha tidak seharusnya memberikan pandangan peribadi di dalam mesyuarat tersebut kerana ia akan menyebabkan urusan mencatat sukar dilakukan dan perjalanan mesyuarat tergendala.Setiausaha perlu peka terhadap segala isi yang dibentangkan dan suarakan oleh ahli mesyuarat supaya mudah untuk dicatat.

SELEPAS

Selepas mesyuarat,setiausaha perlu menyiapkan minit tersebut dan mengemaskinikannya untuk diedarkan kepada ahli selepas berbincang dengan pengerusi.Segala tugas ini di bawah pengendalian seorang setiausaha dan segala kesilapan harus ditanggung oleh setiausaha,ini menunjukkan seorang setiausaha memegang tanggungjawab yang besar yang harus dipikul.